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Kein Zugriff auf Google-Unternehmensprofil: Zugang zurückholen, wenn Agentur oder Ex-Mitarbeiter das Konto hat

Kein Zugriff auf das Google-Unternehmensprofil: was Ihrem Betrieb dadurch fehlt

Ohne Zugriff auf das Google-Unternehmensprofil können Sie Öffnungszeiten, Telefonnummer, Adresse und Fotos nicht mehr ändern. Genau diese Angaben erscheinen direkt im Suchergebnis (IHK Schwaben). Eine alte Rufnummer oder ein falscher Feiertagseintrag wirkt dort sofort auf jeden, der Sie sucht.

Auch das Antworten auf Bewertungen fällt weg. Neue Rezensionen laufen weiter ein, reagieren kann aber niemand im Betrieb. Dazu kommt ein organisatorisches Risiko: Wer den Zugang hält, kann Angaben am Profil ändern, ohne dass Sie es bemerken.

Der Eintrag selbst bleibt dabei bestehen. Das Unternehmensprofil ist kostenfrei, und der Bestand an Bewertungen und Fotos gehört zum Profil (IHK Schwaben). Verloren ist also der Schlüssel, nicht das Haus.

Wem gehört das Google-Unternehmensprofil: der Agentur oder Ihrem Betrieb?

Ein Google-Unternehmensprofil beschreibt Ihren Betrieb, auch wenn eine Agentur oder ein Mitarbeiter es angelegt hat. Technisch hängt es trotzdem an einem persönlichen Konto mit Administratorrechten (IHK Schwaben). Zwischen dem Betrieb und dem Zugang zum Konto klafft im Alltag deshalb oft eine Lücke.

Bei einem ausgeschiedenen Mitarbeiter hilft die arbeitsrechtliche Einordnung. Ein rein dienstlicher Account gilt als Arbeitsmittel, weil er in der Arbeitszeit und auf Kosten des Arbeitgebers genutzt wird (IHK Fulda). Beim Ausscheiden sind die Zugangsdaten an den Arbeitgeber herauszugeben. Vorher bekommt der Beschäftigte Gelegenheit, private Daten zu löschen.

Hat der Mitarbeiter einen privat angelegten Account auch dienstlich genutzt, sieht es anders aus. Der Arbeitgeber kann die Zugangsdaten dann nicht verlangen, wohl aber eine Kopie der dort gespeicherten Kunden- und Geschäftsdaten (IHK Fulda). Bei einer Agentur entscheidet der Dienstleistungsvertrag. Diese Einordnung ist allgemein gehalten und keine Rechtsberatung.

Agentur hält den Zugang oder Ex-Mitarbeiter hat das Konto: was unterscheidet die beiden Fälle?

Beim Google-Unternehmensprofil macht es einen Unterschied, ob eine beauftragte Agentur den Zugang hält oder eine ausgeschiedene Person. Die Tabelle zeigt, woran Sie im jeweiligen Fall ansetzen.

Wie kommen Sie wieder an das Google-Unternehmensprofil, wenn niemand reagiert?

Reagiert die Agentur oder der Ex-Mitarbeiter nicht, führt der Weg über die Bestätigung der Inhaberschaft am Google-Unternehmensprofil. Bei einem festen Standort geschieht das über eine Postkarte mit Bestätigungscode. Ohne festen Standort sind unter anderem Telefon, E-Mail, eine Videoaufzeichnung oder die Search Console möglich (IHK Schwaben).

• Melden Sie sich zum Test auf einem anderen Gerät an. Gelingt das, besteht noch Zugriff, und das erste Gerät könnte mit Schadsoftware belastet sein (Verbraucherzentrale).
• Suchen Sie nach Back-up-Codes. Sie werden bei der Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentisierung vergeben und dienen dazu, wieder Zugriff auf ein Konto zu bekommen (Verbraucherzentrale).
• Haben Dritte eine Zwei-Faktor-Authentisierung eingerichtet und Sie kommen nicht mehr hinein, wenden Sie sich an den Anbieter. Nach einer Identitätsprüfung ist die Wiederherstellung unter Umständen möglich (Verbraucherzentrale).
• Gehen Sie alte Firmen-Adressen durch, die beim Anlegen des Profils im Einsatz waren. Oft liegt der Zugang auf einem längst ungenutzten Postfach.

Fragen Sie die Agentur schriftlich an, mit Datum und einer klaren Frist. So haben Sie später einen Nachweis über Ihre Aufforderung.

Google-Unternehmensprofil einfach neu anlegen? Warum das die Bewertungen zersplittert

Ein zweites Google-Unternehmensprofil für denselben Betrieb löst das Zugriffsproblem nicht. Die bisherigen Bewertungen bleiben am alten Eintrag, der neue startet ohne Sterne. Kunden finden dann zwei Einträge und landen mal auf dem einen, mal auf dem anderen.

Besonders ärgerlich wird das bei Telefonnummer und Öffnungszeiten. Wer den alten Eintrag erwischt, sieht die Daten, die Sie gerade nicht pflegen können. Welche Folgen ein Doppeleintrag hat und was dagegen hilft, lesen Sie unter Google-Unternehmensprofil doppelt vorhanden. Die Bestätigung der Inhaberschaft am bestehenden Profil ist in aller Regel der sauberere Weg.

Anruf „Wir sind von Google und aktualisieren Ihren Eintrag“: echt oder Masche?

Anrufer, die sich als Mitarbeiter von Google ausgeben und den Eintrag Ihres Unternehmens aktualisieren wollen, sind eine bekannte Masche. Ein „Ja“ am Telefon kann zu einem zusammengeschnittenen Mitschnitt und einer Rechnung für einen angeblichen Verzeichniseintrag führen. Die IHK Frankfurt am Main rät, auf solche Fragen nicht zu antworten und das Gespräch zeitnah zu beenden.

Google selbst ruft nicht an, um Zahlungsdaten am Telefon zu erfragen. Betrüger verlangen Geld für Leistungen, die kostenlos sind, und legen gefälschte Unternehmensprofile an, um Anfragen echter Betriebe abzufangen (Google). Das Unternehmensprofil ist kostenfrei (IHK Schwaben). Wer gerade keinen Zugriff auf sein Profil hat, ist für solche Anrufe besonders empfänglich.

Ähnlich laufen Angebote, die am Telefon das Entfernen schlechter Bewertungen versprechen. Woran Betriebe diese Anrufe erkennen, steht unter Anruf „Wir löschen Ihre negativen Google-Bewertungen“.

So verhindern Sie, dass Agentur oder Mitarbeiter allein den Zugang zum Profil halten

Legen Sie ein eigenes Firmenkonto als Dach über Ihr Google-Unternehmensprofil und binden Sie Dienstleister nur mit deren eigenem Zugang ein. So bleibt der Zugang im Betrieb, auch wenn die Zusammenarbeit endet. Die folgenden Punkte sind eine allgemeine Organisationsempfehlung, keine Rechtsberatung.

• Das Konto läuft auf eine Firmenadresse, auf die mehr als eine Person im Betrieb zugreifen kann.
• Agenturen und Mitarbeiter bekommen einen eigenen Zugang statt eines geteilten Passworts.
• Die Rückgabe aller Zugänge steht schriftlich im Vertrag, mit Frist und Ansprechpartner.
• Zwei-Faktor-Authentisierung einrichten und die Back-up-Codes im Betrieb sicher ablegen (Verbraucherzentrale).
• Beim Austritt eines Mitarbeiters die Rechte sofort entziehen und die dienstlichen Zugangsdaten übergeben lassen (IHK Fulda).

Bewertungen sammeln können Sie übrigens auch, solange der Profilzugang noch klemmt. Eine NFC-Karte führt Gäste auf die öffentliche Bewertungsseite Ihres Betriebs und braucht dafür keinen Zugriff auf Ihr Google-Konto. Wenn Sie in dieser Zeit weiter Bewertungen einsammeln möchten, finden Sie die vorprogrammierte NFC-Bewertungskarte in unserem Shop.